Наименование предприятия «Общежитие института». Предприятие создано с целью оперативного слежения за прибытием и отъездом студентов, учета свободных мест в общежитие, организации оперативного учета оплаты студентами проживания в общежитии.

Перечень процессов составляющая деятельность общежития:

1. При поступлении в учебное заведение абитуриент обозначает в договоре то, что он нуждается в общежитии или не нуждается. На основе всех договоров подготавливаются места в общежитии.
2. Когда абитуриент зачислен (далее студент), он пишет заявление на место в общежитии. На основе данных заявлений (ФИО студента, курс, специальность, факультет) студентов расселяют по комнатам. Распределение заключается в том, что каждому студенту в соответствие записывается комната в журнале коменданта общежития.
3. В период экзаменационных сессии в общежитие прибывают студенты-заочники, их, так же как и студентов дневного отделения, записывают в журнале коменданта.
4. Каждому студенту объявляется сумма оплаты за проживание в месяц. Студент расписывается в журнале коменданта общежития.
5. Комендант общежития подает отчет в деканат факультета о заселении студента в общежитие.
6. Об отъезде из общежития студент должен сообщить коменданту заранее, не позднее 20-ти дневного срока. В этот срок он должен оплатить (погасить) задолженности.
7. Если студент не вносит плату за комнату более чем в 30-ти дневный срок, то рассматривается вопрос об его выписке из общежития.
8. При нарушении режима общежития студентом, рассматривается вопрос об исключении его из института.
9. Если студента исключают из института, то в 10-ти дневный срок он обязан освободить комнату и съехать из общежития.
10. При выезде студента из общежития, комендант отмечает в журнале дату выезда.

Описание процессов, поддерживаемых в рамках данного исследования:

• учет прибывших, выбывших студентов, относительно общежития;
• ведение журнала коменданта общежития;
• учет своевременной оплаты сумм за комнату студентами;
• оперативный учет свободных мест в общежитии для заселения студентов;
• информирование деканата о въехавших в общежитие студентах.

Описание регламента для процессов:

• учет прибывших, выбывших студентов – постоянно;
• ведение журнала коменданта общежития – постоянно;
• учет своевременной оплаты сумм – ежемесячно;
• оперативный учет свободных мест – постоянно, по мере прибытия (выбытия) студентов;
• информирование деканата о въехавших в общежитие студентах – постоянно.

Уточнение правил для выполнения процессов для ПО:

• за первый месяц проживания студент обязан внести сумму оплаты в течении 10-ти дней со дня выезда;
• студент должен погасить имеющиеся задолженности в 30-ти дневный срок со дня, установленного как день оплаты. Если студент не оплачивает проживание в данный (отведенный) срок, то рассматривается вопрос об отчислении студента из института. При условии, что студент имел ранние задолженности и был оставлен в общежитии по каким-либо причинам (подача заявления о невозможной уплате долга, семейные и др. обстоятельства), которые обосновываются соответствующими документами.
• если при отъезде из общежития студент не погасил все задолженности по оплате, то он не может снова въехать в общежитие, до полной уплаты задолженности.
• оплата за комнату зависит от качества (оценивается по 10-ти бальной системе). Определяется наличием некоторых удобств в комнате, количества проживающих и т.д.

ОПИСАНИЕ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ В BPWIN

На начальных этапах создания информационной системы необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Никто в организации не знает, как она работает в той мере подробности, которая необходима для создания информационной системы. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника.

Для описания работы предприятия необходимо построить модель, которая должна быть адекватна предметной области и содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является BPWin. Основу методологии IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Данная информационная система была разработана в программе BPWin 4.0, которая позволяет наглядно рассмотреть всю структуру и принцип действия информационной системы. Общая структура работы общежития института показана на рис 1.

Входными параметрами является заявление на предоставление комнат и денежные поступления.

Выходными параметрами являются списки студентов, списки комнат, оплата за проживание.

Основным фактором, влияющим на выходные параметры — это наличие свободных комнат. Человеческим фактором является комендант, он занимается управлением общежития.

Более подробная структура функционирования информационной системы общежития института изображена на рис. 2.

Данная информационная система разделяется на четыре блока:

• работа со студентами;
• слежение за прибытием студентов;
• ввести учет свободных мест;
• слежение за отъездом студентов;
• контролировать учет оплаты проживания.

Структура работы со студентами показано на рис.3.

Студент при поступлении в институт пишет заявление о предоставлении места проживания. Студенту рассказываются правила проживания (соблюдение чистоты). Комендант отмечает своем журнале данные о студенте и указывает номер комнаты, в которую поселится студент.

Структура слежения за прибытием студентов показано на рис. 4

Комендант записывает свой журнал о дате прибытия студента. Делает отчет о заселении комнат студентами.

Структура учета свободных мест показано на рис.5.

При въезде студентов комендант ведет учет свободных комнат для заселения следующих студентов. Делает списки занятых комнат, составляет отчет о свободных мест. Предоставляет эту информацию деканату.

Структура слежения за отъездом студентов показано на рис.6.

Комендант отмечает в журнале дату отъезда студента. Составляет отчет о количестве выбывших студентов. При выписке из общежитие проверяет оплату, если не заплачено студент не может уехать из общежития пока не будет заплачена определенная сумма. После отъезда студента комендант составляет списки студентов.

При написании заявления студент знакомится с правилами оплаты проживания. Где указывается сумма оплаты, срок оплаты, счет оплаты. Из общежития студент может уехать только после погашения задолжностей.

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ БАЗА ДАННЫХ

Для реализации данной информационной системы была выбрана программа Microsoft Access. Данная база данных будет состоять из шести таблиц.

Список выявленных сущностей:

• студент (фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер паспорта, район, город (поселок), индекс, номер студенческого билета);
• данные об обучении студентов (курс, факультет, специальность, аббревиатура специальности);
• комната (количество мест, качество, номер комнаты);
• журнал коменданта (данные об обучении студента (курс, специальность факультет), распределение студентов по комнатам);
• квитанция (указывается сумма и дата оплаты).

При запуске базы данных появляется главная кнопочная форма На ней расположены кнопки перехода между формами и кнопка выхода из базы данных. Главная кнопочная форма позволяет ввести данные и просмотреть все формы. Наглядно это представлено на рис.8

.

Первая форма, которая расположена на главной форме — это «Студент». В ней можно ввести данные о студентах и производить поиск по фамилии с помощью кнопки «Поиск», которая расположена на форме «Студент» (см. на рис.10).

Форму «Студент» можно просмотреть на рис.9.

Форма «Данные об обучении студента» содержит следующие данные:

• название факультета;
• название специальности;
• аббревиатура специальности.

Наглядно это можно увидеть на рис. 11

Указываю количество мест в комнате, качество комнаты и номер комнаты. Качество комнаты оценивается оценочно.

За предоставленную комнату студент должен заплатить определенную сумму, в зависимости в какой комнате он поселен.

Оплата проходит через банк. Студент заполняет квитанцию, где указывает реквизиты института (см. на рис. 12).

Квитанция отмечается комендантом в журнале. В журнале комендант указывает номер квитанции, дату оплаты (см. на рис. 13).

В журнале комендант отмечает номер студенческого билета, факультет, специальность, дату въезда, дату выезда, номер комнаты (см. на рис.14).

.

По номеру студенческого билета комендант может быстро найти нужного студента и узнать, в какой комнате он поселен.

В базе данных представлен запрос поиск номера комнаты по фамилии, имени, отчеству студента (см. на рис. 15).

.

Также в базе данных можно увидеть отчет (см. на рис. 16).

.